EXCEL 초보자를 위한 기능 설명

작가 gstudioimagen1 출처 Freepik

1.EXCEL의 다양한 기능

앞선 글에서 설명드린 함수 말고도 엑셀은 유용한 기능이 많습니다. 그중 개인적으로 유용하다 생각하는 기능들을 몇 가지 소개해 드리려고 합니다.

◎ 중복항목 제거

▷필요한 상황 : 데이터를 가공하다 보면, 중복된 데이터를 제외한 명단이 필요할 때가 있습니다. 이러한 데이터를 가공하는 방법은 여러 가지가 있습니다. 하지만 가장 간단한 방법은 중복된 항모 제거 기능을 사용하는 것입니다.

방법 : 명단을 구하고 싶은 데이터 열을 선택 후 상단의 메뉴바 - 데이터- 중복된 항목 제거 버튼을 클릭하시면 됩니다.


◎ 텍스트나누기

▷필요한 상황 1 : vlookup함수를 사용하는데 아무리 봐도 같은 숫자를 검색해도 제대로 안 끌고 와질 경우가 있습니다. sum함수를 써도 제대로 합계가 구해지지 않을 경우가 있고요. 숫자가 문자형식으로 인식되고 있을 때 발생하는 문제입니다. 지금 소개해드릴 기능은 데이터의 형식을 일괄적으로 변환시켜 줍니다.
▶방법 : 데이터 변환할 열을 블록 선택하고, 메뉴바 - 데이터- 텍스트나누기 버튼을 클릭하시면 됩니다.  단계가 쭉 진행되는데, 3단계에서 데이터 서식을 일반 또는 텍스트를 선택해 주시면 각각 변환이 됩니다.

▷필요한 상황 2 : text문서를 엑셀에서 띄워서 편집하는 게 편할 경우가 있습니다. text문서는 excel과 달리 셀 구분이 없이 한 줄씩 데이터가 통으로 입력됩니다. 만약 문서가 일정한 길이, 또는 쉼표나 탭으로 구분되어 있다면 쉽게 excel에 적용시킬 수 있습니다.
▶방법 : 먼저 excel의 메뉴바에서 파일 - 열기를 눌러 text파일을 불러옵니다. 조회할 파일형식을 '모든 파일'로 설정해 주셔야 text파일이 조회가 됩니다.  파일을 열면, 자동적으로 텍스트 분리하기가 실행됩니다.
1단계에서는 데이터의 필드가 어떠한 방식으로 나뉘었는지를 선택해 줍니다. 쉼표나 탭으로 분리된 경우는 '구분기호로 분리됨'을 선택하시면 됩니다. '너비가 일정함'을 선택하시면 2단계에서 그 너비를 직접 설정해 주면서 필드를 분리할 수 있습니다.


◎ 필터

▷필요한 상황 : 필터는 상당히 빈번히 사용되는 기능입니다. 엑셀은 기본적으로 데이터를 쭉 나열해 두고 이를 가공해 가며 사용하는데 유리한 도구입니다. 필터는 특정한 기준에 따라 이 데이터를 정렬하거나, 선별하여 나타내줍니다.
▶방법 : 필터를 적용할 데이터 영역을 설정합니다. 메뉴바 - 홈 - 정렬 및 필터를 클릭해 주시면 됩니다. 기능을 활성하하면 영역의 최상단에 화살표가 생깁니다. 각 열별로 필터가 적용되는데, 화살표를 클릭하면 내림차순, 올림차순으로 정렬을 할 수도 있고, 데이터에서 특정 키워드를 검색하여 표시해 줄 수도 있습니다.


◎ 피벗테이블

▷필요한 상황 : 데이터의 분량이 많고, 종류도 많을 경우에는 피벗을 이용하여 필요한 정보를 쉽게 가공할 수 있습니다. 
▶방법 : 데이터가 포함된 영역을 선택한 뒤, 메뉴바-삽입-피벗테이블을 클릭해 줍니다. 단계를 쭉 넘기면 새로운 시트가 생성됩니다. 오른쪽에서 피벗테이블의 필드를 설정해 줄 수 있습니다. 열 별로 생성된 데이터를 용도에 따라 행에 넣거나 열에 넣을 수 있습니다. 값 쪽에서 합계, 개수 등등을 세팅하면 목적에 따라 표로 깔끔히 정리가 됩니다.


◎ 피벗차트

▷필요한 상황 : 위의 피벗테이블과 유사합니다. 여기서 한 단계 더 나아가 생성한 표를 차트 형식으로 더 보기 좋게 만들어 줍니다.
▶방법 : 데이터가 포함된 영역을 선택한 뒤, 메뉴바-삽입-피벗차트를 클릭해 줍니다. 피벗테이블과 설정이 유사하며, 차트는 자동적으로 생성됩니다. 차트의 종류를 변경하고 싶으시다면, 차트 그림에서 오른쪽 클릭을 통해 메뉴를 띄워줍니다. 차트종류 변경을 클릭하신 뒤 목적에 적합한 차트로 변경해 주시면 됩니다.

◎ &의 사용

▷필요한 상황 : 다른 셀에서 두 개의 데이터를 끌고 와 하나의 데이터로 입력하고 싶을 때. 또는 끌고 온 셀 뒤에 일정한 text를 표시하고 싶을 때 사용가능합니다.
▶방법 : 별도의 기능버튼은 없습니다. 각실에 입력할 때 직접 사용하시면 됩니다. 예를 들어 =a1&a2를 사용하시면, a1셀의 데이터와 a2셀의 데이터가 연속으로 입력됩니다.
=a1&"만세"를 입력하시면 a1데이터 뒤에 "만세"가 표시됩니다.


◎ 사용자서식

▷필요한 상황 : 데이터를 입력하다 보면 데이터가 특정한 형식을 띠고 있을 때가 있습니다. 날짜의 형식을 띠거나, 숫자에 천 단위로 콤마를 찍고 싶다던가 하는 경우죠.
▶방법 : 형식을 통일시켜주고 싶은 셀 영역을 설정합니다. 메뉴바-홈-일반을 클릭해 주시면, 아래로 쭉 서식들이 나타납니다. 해당하는 형식을 선택해 주시면 됩니다.

▷필요한 상황 2 : 입력받은 숫자 뒤에 "원"을 표시해주고 싶다던가, 화폐단위를 같이 표시해주고 싶은 경우가 있을 수 있습니다.
▶방법 : 위의 서식 중 가장 하단에 기타 표시형식을 눌러주시면 창이 하나 새로 뜹니다. 표시형식 쪽의 가장 하단 사용자 지정을 클릭해 주신뒤, 오른쪽의 text창에  #"원"이라고 입력하시면, 숫자뒤에 원이 표시됩니다. 만약 $# 을 입력해 놓으시면 $숫자가 표시됩니다. 서식을 나타내는 방식을 공부해 보시면, 더 다양하게 활용할 수 있는 기능입니다. 



◎  매크로

▷필요한 상황 : 함수나 엑셀에서 제공하는 기본적인 기능으로는 해결하지 못하는 기능을 구현할 수 있습니다. 그 활용도가 정말 광범위하여, 목적에 적합한 나만의 프로그램으로 구축할 수 있을 정도입니다.
▶방법 : 메뉴바 - 보기- 매크로를 통하여 시작할 수 있습니다. 매크로 기록이라는 기능을 통하여 비교적 간단히 접근해 볼 수 있지만, vba를 통해 코딩해 가며 사용하는 경우 더 강력합니다. 다만 처음 배우시는 분들에게는 진입장벽이 높습니다.

 

글로만 풀다 보니 다소 읽기 불편하고 이해가 힘들 수도 있습니다. 다음에 기회가 된다면 사진을 활용하여 다시 한번 잘 정리해 보도록 하겠습니다.