EXCEL 초보자를 위한 간략한 함수 설명

1. EXCEL의 유용함

사무업무를 보며 가장 많이 사용하게 되는 프로그램이 무엇일까 생각하면, 단연 EXCEL이 떠오릅니다. EXCEL은 정말 다양한 기능을 포함하고 있기에 업무에 잘 사용한다면 효율성을 배로 끌어올릴 수 있습니다.

EXCEL의 가장 대표적인 특징을 꼽자면 바로 함수의 존재입니다. 다양한 함수를 통해 원하는 데이터를 가공, 편집할 수 있습니다. 물론 함수 이외에 다양한 기능 역시 탑재하고 있기에 한번쯤 시간을 들여 살펴보는 것이 좋습니다.

 

2. 자주 사용하는 함수

◎ vlookup
가장 많이 사용되는 함수가 아닐까 싶습니다. 엑셀에 정리된 데이터 중 키값(찾는값)을 통하여 해당하는 정보를 추출할 때 사용합니다. 

【=vlookup(찾는 값, 비교할 데이터 영역, 가져올 데이터가 포함된 열 정보, 비교조건)】
①찾는 값 : 데이터 영역 중 내가 찾고 싶은 값을 말합니다.
②비교할 데이터 영역 : 위의 값을 대조할 데이터와 실질적으로 끌고 올 데이터를 포함한 영역을 지정해 줍니다.
③가져올 데이터가 포함된 열 정보 : 위의 데이터 영역중 몇 번째 줄에 있는 데이터를 갖고 싶은지를 적습니다.
④비교조건 : true(비슷한 것도 가져오고봅니다.) false(정확히 일치해야만 가져옵니다.) 보통 false를 많이 사용합니다.

 

◎ subtotal
필터와 같이 사용할때 유용한 함수입니다. 필터값 설정에 따라 데이터가 변할 때, 변한 값에 대하여 합계, 평균 등등 들 구하는 함수입니다.

【=subtotal(기능번호, 영역설정)】
①기능번호 : 이 함수는 필터값에 따라 변동되는 데이터에 대한 평균, 합계, 개수 등을 체크해주는 함수입니다. 때문에 평균, 합계, 개수 등 여러 가지 기능을 수행해야 하는데, 각 기능별로 고유번호를 두어 번호를 입력했을 시 해당 기능을 수행하게 하였습니다. 대표적으로 2(count)'개수'와 9(sum)'합계정도를 많이 사용하는 것 같습니다.
②영역설정 : 위의 기능을 적용할 데이터 영역을 설정해줍니다. 필터가 적용된 열 전체를 설정해 주는 것이 일반적입니다.

 

◎ left, right, mid
원하는 위치의 원하는 글자수 만큼 값을 가져올 때 사용합니다.

【=left(지정할 셀영역, 가져올 마지막 글자 자릿수)】
【=right(지정할 셀영역, 가져올 마지막 글자 자리수)】
위 함수는 각각 왼쪽 오른쪽 부터 정해진 글자 자릿수만큼 호출하는 함수입니다. 공백 역시 글자수에 합산된다는 것을 유의해주세요.
【=mid(지정할 셀영역, 가져올 첫 글자 자리수, 가져올 마지막 글자 자릿수)】
이 함수는 위의 두개와는 달리 첫 글자자리수도 설정이 가능합니다. 때문에 중간에 위치한 데이터를 선별적으로 가져올 수 있습니다.


◎ find
데이터중 원하는 글자의 위치를 구하는 함수 입니다.

【=find(찾고 싶은 글자, 찾아보려고 하는 데이터 셀, 시작 자릿수)】
① 찾고싶어하는 문자가 "법"이라는 글자면 따옴표를 포함하여 "법"이라고 적어줍니다.
② 실제 "법"이라는 글자를 찾으려는 문장이 위치한 셀을 적어줍니다.
③ 몇번째 글자 자릿수부터 찾을 수 있는지 정할 수 있습니다. 생략 시 첫 번째 위치부터 검색을 시작합니다.


◎ If
개인적으로 활용범위가 가장 높고 강력한 함수가 아닌가 싶습니다. 비교할 조건을 설정하여 조건의 충족, 불충족에 따라 명령을 수행합니다.

【=if(조건, 조건 충족 시 실행할 명령, 불충족 시 실행할 명령)】

① 다양한 조건을 넣을 수 있습니다. 예를 들어 a1셀의 값이 500이 맞는지를 비교하고 싶다면, a1=500을 조건으로 두면 됩니다. 여러 가지 함수를 넣어 조건을 디테일하게 설정가능합니다.
② 위의 조건을 충족하면 실행할 명령을 적어 놓습니다. 위의 예를 이어 실제 a1의 셀에 500 이는 데이터가 있다면 수행됩니다.
③ 불충족시 실행할 명령을 적어놓습니다. a1에 500이라는 데이터가 없다면 실행됩니다.

 

 

함수의 종류가 많아, 일부는 다음글에 이어 작성하도록 하겠습니다.

엑셀 함수는 단독으로 사용할 때도 도움이 되지만 여러 함수를 조합하여 복합하여 사용할 때 좀 더 다양하고 효과적인 업무를 수행할 수 있습니다. 어떤 방식으로 함수를 섞어 쓰는지에 대해서는 다음 글에서 좀 더 상세히 다루도록 하겠습니다. 추가로 엑셀에서 사용하면 좋은 기능을 소개해 드리겠습니다.